Timemanagement (time management) volgens Covey

Als freelancer moet u bijna alles alleen doen. U moet offertes opstellen, facturen sturen, cursussen volgen, boekhouding op orde houden, nieuwe klanten aantrekken en het belangrijkste declarabele uren maken. Soms kunnen alle taken die u als freelancer moet u om de hals vliegen. Het is dan belangrijk te bekijken welke taken belangrijk zijn en welke taken urgent zijn. Timemanagement volgens Covey kan u hierbij helpen.

Timemanagement volgens Covey is gebaseerd op een matrix van vier kwadranten. De taken die gedaan kunnen (of moeten) worden. Deze taken zijn gebaseerd op belangrijkheid en urgentie. Zo kunnen vier typen taken geformuleerd worden. Er zijn taken die urgent en belangrijk zijn, taken die urgent, maar niet belangrijk zijn, taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn en taken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Het niveau van urgentie wordt bepaald door de omgeving, bijvoorbeeld de klant, student, collega. Het niveau van belangrijkheid wordt vaak intern bepaald.

Taken die urgent en belangrijk zijn; eerste kwadrant
Taken die belangrijk en urgent zijn, moeten snel gebeuren en moet u als freelancer zelf doen. Typisch werk wat urgent en belangrijk is, is een afspraak op dezelfde dag met een klant. Taken die urgent en belangrijk zijn beïnvloeden uw planning op de korte termijn, wanneer u niet goed rekening hebt gehouden met deze taken. Een ander voorbeeld van een urgente en belangrijke taak is het maken van declarabele uren op dezelfde dag waar u geen rekening mee heeft gehouden. Dit kan bijvoorbeeld het doen van een spoedklus voor een goede klant die in de problemen zit. Ook het ophalen van uw kinderen van school is een urgente en belangrijke taak. Taken die urgent en belangrijk zijn, moeten direct door u gedaan worden en hebben de hoogste prioriteit.

Taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn; tweede kwadrant
Taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn, zijn taken die gepland moeten worden. Zo kan het volgen van bepaalde cursussen, trainingen en opleidingen belangrijk zijn voor u als freelancer. Vaak nemen cursussen, trainingen en opleidingen veel tijd in beslag. Deze bijeenkomsten nemen niet alleen tijd in beslag op de trainingsdag zelf, maar vaak ook nog daarvoor en daarna. Het zijn echter wel belangrijke taken. Het is belangrijk om tijdig tijd voor deze taken te reserveren. Taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn, moeten door u ingepland worden en moeten niet te lang uitgesteld worden.

Taken die urgent, maar niet belangrijk zijn; derde kwadrant
Taken die urgent zijn, maar niet belangrijk zijn, zijn taken die u wellicht kunt delegeren. Het doen van de boekhouding op het einde van de week, of maand is wellicht een urgente taak, maar niet belangrijk. Mogelijk kunt u deze taak uitbesteden aan een accountant. Ook het bijwonen van een onbelangrijke vergadering kan een taak zijn die mogelijk urgent is, maar niet belangrijk. Verder zijn sommige telefoontjes niet urgent en niet belangrijk. Taken die urgent zijn, maar niet belangrijk moeten door u gedelegeerd, of tussendoor gedaan worden.

Taken die niet urgent en niet belangrijk zijn; vierde kwadrant
Taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, zijn bijvoorbeeld het lezen van onzinnige reclamemails en –folders, surfen op het internet. Het vierde kwadrant wordt ook wel het kwadrant van de verspilling genoemd. Taken uit het vierde kwadrant moet u zoveel mogelijk schrappen.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

18 bespaartips en een passief inkomen opbouwen

Bronnen:

www.nat.vu.nl
www.fnvprofessionals.nl
www.carrieretijger.nl