45 snelle tips voor een hogere productiviteit

Soms lijk je je werk maar niet af te krijgen. Je todo-lijstje wordt in plaats van korter, alleen maar langer. De stapel op je bureau wordt alsmaar groter en je lijkt maar niet op gang te komen om je werk te doen. Tijd om daar iets aan te doen. Hieronder staan 45 tips om die stapel werk op je bureau snel te doen slinken.

1. Schrap de taak van je todo-lijst
De snelste manier om snel je werk te doen en af te krijgen is om taken te schrappen. Taken die nutteloos, of net zo goed door een ander gedaan kunnen worden, moet je schrappen van je todo-lijst. Als iemand anders de taak net zo goed (of beter) kan doen, dan jij, delegeer deze taak dan.

2. Stel heldere doelen op
Zonder duidelijke doelen raak je makkelijk afgeleid. Stel in het weekend de doelen (of subdoelstellingen) op die je komende week wil bereiken, of schrijf ’s avonds de doelen op die je de volgende dag wil bereiken.

3. Doe de vervelendste taak als eerste
Om uitstellen te voorkomen, begin je je werkdag met de meeste vervelende taak. Door de vervelendste taak als eerste af te ronden, boek je een kleine overwinning op jezelf, waardoor je de rest van de dag productiever bent. Je komt als het ware in een stemming om taken af te ronden.

4. Piektijden van productiviteit
Probeer er achter te komen welke tijden van de dag je het meest productief bent. Als je weet wanneer je het meest productief bent, kun je de moeilijke taken, waarbij jezelf goed moet concentreren op je productieve tijden plannen. Werk aan makkelijke taken buiten je productieve tijden.

5. Niet storen!
Tegenwoordig zijn kantoortuinen erg in; grote open ruimten waar je collega’s allemaal achter een laptop zitten. Het grote voordeel van zo’n grote ruimte is dat jij en anderen gemakkelijk te benaderen zijn. Het grote nadeel is echter dat je gemakkelijk gestoord kunt worden. Plan daarom blokken van 60 tot 90 minuten waar je niet gestoord kunt worden. Laat niet toe dat mensen je storen gedurende deze tijd.

6. Stel minimijlpalen in en verdeel projecten in deelprojecten
Stel voordat je begint met een bepaalde taak je minimijlpalen in. Je mag pas stoppen met werken, wanneer je je minimijlpaal hebt bereikt. Ook kun je een groot project in kleinere deelprojecten verdelen. Door een groot project in vele kleine deelprojecten te verdelen, kun je je werkzaamheden beter overzien. Hierdoor start je sneller met een project en kun je sneller bepaalde delen afronden.

7. Werk hoe dan ook een gezette tijd aan een taak
Dwing jezelf om een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 30 minuten) aan een taak te werken. Maak je geen zorgen hoever je komt met de taak, maar besteed in ieder geval de vooraf met jezelf afgesproken tijd aan deze taak. Na de tijd mag je beslissen of je doorgaat, of iets anders gaat doen.

8. Groepeer (batch) je taken
Identificeer op je todo-lijst vergelijkbare taken en groepeer deze. Telefoontjes plegen, mail afwerken, etc zijn bijvoorbeeld taken die gegroepeerd kunnen worden. Prioriteer vervolgens de verschillende groepen taken en werk deze taken vervolgens af.

9. Sta vroeg op/vroege vogel
Door vroeg op te staan, omzeil je de files, zijn alle werkplekken nog vrij en de printer nog vol. Sta dus vroeg op ga direct naar je werk en begin met de vervelendste taak. Door vroeg op te staan kun je meer doen voor 8 uur ’s morgens, dan de meeste mensen in een hele dag!

10. Stilte!
Neem je laptop mee naar een plek waar geen internetverbinding is waar niemand je kent en waar stilte heerst (bijvoorbeeld een bibliotheek). Zet ook je mobiele telefoon uit. Op deze manier neemt de kans op afleiding sterk af en kun je goed doorwerken.

11. Sneller!
Probeer alles wat je doet net wat sneller te doen. Praat sneller, schrijf sneller, loop sneller, type sneller, lees sneller, werk sneller en ga sneller naar huis.

12. Neem pauze en ontspan
Door even te ontspannen en pauze te nemen, kan je brein zich weer opladen voor de volgende taak. Zet je mobiele telefoon uit, zoek een makkelijke stoel in een rustige stille ruimte en doe je ogen voor 10 minuten dicht.

13. Duidelijke agenda’s
Heb je een vergadering? Zorg ervoor dat iedereen een duidelijke agenda ruim voor aanvang van de vergadering in zijn bezit heeft. Lees zelf de agenda aandachtig door en zet notities bij die agendapunten waar je meer informatie over wil, of zelf informatie of je mening over wil geven. Pas hetzelfde principe toe op de telefoontjes die je moet plegen.

14. Pareto (80-20)
De Paretoregel, beter bekend als de 80-20 regel, stelt dat 80% van een taak in 20% van de beschikbare tijd wordt gedaan. Richt je energie en aandacht dus op de eerste 20% van de tijd en maak het daarna niet te moeilijk voor jezelf.

15. Klaar-vuur-richt (Ready-fire-aim)
Vermorzel uitstelgedrag door meteen actie te ondernemen in plaats van ingenieuze plannen te verzinnen die nooit worden uitgevoerd. Wanneer je een doel hebt gesteld (klaar), neem je direct actie (vuur). Zelfs wanneer je actie niet perfect is, kun je gaandeweg nog bijstellen (richten).

16. Neem een minuut
Vaak is het moeilijk om te beslissen. Het beslissen neemt hierdoor veel tijd in beslag. Het is daarom beter om zo snel mogelijk te beslissen. Wanneer je de beschikbare informatie hebt om een beslissing te nemen, geef je jezelf 1 minuut om te beslissen. Gedurende deze minuut mag je wikken en wegen wat je wilt, maar na een minuut neem je een beslissing. Wanneer je de beslissing hebt genomen, neem je direct de eerste actie op deze beslissing! Heb je niet de optimale beslissing genomen, dan kun je altijd nog bijstellingen doen.

17. Stel een duidelijke deadline
Door een duidelijke deadline te stellen, dwing je jezelf om toe te werken naar deze deadline. Schrijf deze deadline op een aantal plekken op, zodat je er constant aan herinnerd wordt.

18. Maak beloftes (die je na kunt komen)
Maak beloftes aan je collega’s en zorg dat je de volledige verantwoordelijkheid draagt. Door je beloftes openbaar te maken, heb je een stok achter de deur. Hierdoor ga je sneller aan de slag met een bepaalde taak. Ook zullen je collega’s interesse tonen in je vorderingen.

19. Wees punctueel
Zorg dat je punctueel bent. Zorg dat je overal op tijd bent, zodat je ook op tijd weer weg kunt. Wijs er anderen op dat je ook verwacht dat zij ook op tijd komen.

20. Lees als je moet wachten
Je kunt bijna altijd lezen. Vul de tijden dat je moet wachten op iets, of iemand met lezen. Lees als je in de rij staat, wacht op je bestelling, in de trein zit etc…

21. Beloon jezelf
Niemand anders dan jijzelf zal je belonen als je een taak goed hebt afgerond. Stel een mooie beloning voor jezelf in het verschiet, als je een taak goed afrondt.

22. Plan tijd voor taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn
Blokkeer vaste tijden in je agenda om te werken aan taken die niet urgent, maar wel belangrijk zijn. Door deze belangrijke, maar niet urgente taken in je agenda te blokkeren, rond je deze taken af, voordat ze urgent worden!

23. Bereid voor
Denk na over de taken die je de volgende dag moet doen. Beslis welke taak als eerste je de volgende dag moet doen. Zet de benodigde materialen klaar om deze taak te gaan doen. De volgende dag kun je direct met deze taak starten en doordat je de benodigde materialen hebt klaargezet, verkeer je in de juiste mindset om met de taak te starten en niet uit te stellen.

24. Stop pas als het af is
Stop pas met een bepaalde taak wanneer deze geheel af is. Wissel niet tussen 2 taken, maar start pas met de volgende taak, als je een taak af hebt. Schrijf andere taken die door je hoofd schieten op je todo-lijst en begin er later aan, maar laat jezelf er niet door afleiden.

25. 30 dagen (1 maand)
Gedurende 1 maand hou je een goed voornemen vol. Na 1 maand mag je beslissen, of je doorgaat met deze nieuwe goede gewoonte of er mee stopt. Het is vaak eenvoudiger om tijdelijk een goed voornemen vol te houden, dan levenslang. Ook kun je zo ervaren hoe het is om jezelf aan een bepaald voornemen ook echt te houden. Identificeer na 1 maand de moeilijke en een tegenmaatregel hiervoor, zodat je beter de discipline kunt opbrengen om je goede gewoonte langer vol te houden.

26. Rustig en gestaag
Dwing jezelf om wekelijks een beperkte tijd aan een specifieke taak te werken die wel gedaan moet worden, maar geen specifieke einddatum heeft. Plan wekelijks een half uur in om een kast op te ruimen.

27. Dagelijks doen
Plan een beperkte tijd dagelijks in om aan een persoonlijke taak, of persoonlijk project te werken. Plan dagelijks 1 uur in om aan je webwinkel te werken, je boek af te krijgen waar je aan werkt, een kamer op te knappen, je zolder op te ruimen. Zet deze tijd vast in je agenda. Wellicht kun je in plaats van 1 uur nutteloos tv-kijken vervangen door een bezigheid die nuttiger is.

28. Add-ons (plak vast)
Neem een taak die je een gewoonte wil laten worden en plak deze taak vast aan iets wat je al dagelijks doet. Stel bijvoorbeeld je todo-lijst op direct na je ontbijt, pleeg direct een belangrijk telefoontje, als je op je werk bent gekomen.

29. Plug-ins
Doe een taak in het midden van een andere bezigheid. Ga bijvoorbeeld wandelen tijdens je lunch, of lees een boek tijdens je lunch, pleeg je telefoontjes in de trein, of lees de notulen van een vergadering als je in de trein zit.

30. Wees dankbaar
Wees zeer dankbaar wanneer iemand iets voor je doet. Stuur diegene een echt kaartje, geen ecard. Doordat je de dankbaarheid zo waardeert, zal diegene vaker iets voor je doen.

31. Blijf altijd leren
Stop nooit met leren. Ontwikkel een bepaalde vaardigheden die je vaak gebruikt en nuttig voor je zijn. Verbeter je timemanagementvaardigheden, leer sneller te typen, leer sneller te lezen, leer sneller te leren, volg een timemanagementcursus etc.

32. Zeg NEE!
Weiger taken die niet goed bij je kennis en vaardigheden passen. Weiger ook die taken die niet passen bij je lange termijndoelstellingen. Zorg dat jij de baas blijft over je tijd en niet iemand anders. Werk dus alleen aan die taken die passen bij jouw persoonlijke ontwikkeling die je voor ogen hebt. Leer dus NEE te zeggen.

33. Doe iets nuttigs tijdens nutteloze vergaderingen en lezingen
Je kent ze wel nutteloze vergaderingen en lezingen. Ongemerkt slurpen deze bijeenkomsten veel van je kostbare tijd. Probeer tijdens deze bijeenkomsten iets nuttigs te doen. Maak een boodschappenlijstje, stel je doelenlijst en todo-lijst voor de volgende dag op, visualiseer je lange termijndoelstellingen, werk je email stilletjes weg tijdens nutteloze bijeenkomsten.

34. Deel je taak
Plan een vergadering met experts om over je taak te praten. Vraag concreet advies aan deze mensen. Vaak voelen experts zich gevleid wanneer je hen om advies vraagt en zullen ze je graag helpen. Vraag welke stappen je moet ondernemen om de taak te tackelen. Door advies te vragen, word je goed op weg geholpen en de experts zullen waarschijnlijk regelmatig informeren naar je vorderingen, wat weer een stok achter de deur is om echt je taak af te ronden.

35. Maak het uitdagender
Maak die routinetaak waar je aan werkt uitdagender. Zo hou je de taak interessant voor jezelf. Maak bijvoorbeeld een presentatie in het Engels, gebruik andere software om je presentatie te maken, gebruik andere bronnen om een stuk te schrijven, betrek andere mensen dan gewoonlijk om een taak af te ronden.

36. Gebruik muziek
De juiste muziek bij een bepaalde taak kan enorm je productiviteit vergroten. Gebruik muziek met een hoog tempo als je je mail wegwerkt. Gebruik klassieke muziek als je creatief moet zijn. Ga echter in totale stilte zitten als je jezelf echt moet concentreren.

37. Doe het in de helft van de tijd
Schat in hoe lang je zult doen aan een bepaalde taak. Zet een timer, of stopwatch zoek een rustige plek op en rond de taak in de helft van de tijd af. Maak jezelf geen zorgen om de kwaliteit, maar dwing jezelf om sneller te werken. De resterende tijd kun je gebruiken om je taak te perfectioneren.

38. Stop!
Stop met de commissies waar je in zit, projecten waar je deel van uit maakt, waar je meer tijd en energie in moet investeren, dan dat ze je opleveren en geen bijdrage leveren aan je lange termijndoelstellingen. Steek alleen tijd en energie in die projecten die je bijdragen aan je persoonlijke ontwikkeling. Spendeer zoveel mogelijk tijd aan de ontwikkeling van je eigen lange termijndoelstellingen.

39. Stel bewust uit
Stel taken die nutteloos zijn zo lang mogelijk uit. Nutteloze taken zijn die taken die niet bijdragen aan je realisatie van je lange termijndoelstellingen. Uiteindelijk zullen deze taken uitdoven als een nachtkaars, of beter en worden ze overgenomen door iemand anders.

40. Stop met tv-kijken
Dagelijks kijken we gemiddeld meer dan 3 uur tv. Over een hele week genomen is dat meer dan een halve werkweek. Ban tv-kijken uit je leven en gebruik de tijd die je ervoor terug krijgt aan je persoonlijke ontwikkeling en je lange termijndoelstellingen.

41. Hou een logboek bij
Hou een volle dag (24 uur) een logboek bij. Begin met het logboek zodra je opstaat tot het moment dat je de volgende dag opstaat. Schrijf elke tijdbesteding tot de minuut op. Een logboek bijhouden, geeft enorm veel inzicht waar je je tijd aan besteedt en maakt je direct al een stuk productiever.

42. Verzamel je moed
Verzamel al je moed en start met de taak waar je het meest bang voor bent.

43. Sport en beweeg
Sporten en bewegen zorgt niet alleen voor sterke, soepele spieren en een goed uithoudingsvermogen, maar ook voor een soepel en snel brein. Beweeg dus dagelijks minimaal 1 uur. Probeer zelfs dagelijks tijdens je werk te bewegen. Tijdens je werk bewegen, geeft je brein een enorme opkikker. Ga 10 minuten stevig wandelen, voordat je met een moeilijke taak start.

44. Schrap negativiteit uit je leven
Negativiteit is helaas besmettelijk. Klagen, zeuren en zwartkijken is zeer besmettelijk. Gelukkig is positiviteit en succes ook besmettelijk. Mijd dus negatieve mensen en zoek positieve, gelukkige en succesvolle mensen met een open mindset op. Laat je besmetten met positiviteit, geluk en succes.

45. Modelleer en leer
Succes kun je kopiëren! Zoek een mentor in je omgeving die succesvol is. Deze mentor kan een collega zijn, een goede vriend, je vader, je moeder, je broer, je zus, of iemand anders. Vraag aan diegene hoe hij, of zij succesvol is geworden, hoe diegene met tegenslagen is omgegaan. Wanneer je deze informatie hebt, probeer dan exact hetzelfde te doen en of je mentor je daarbij wil helpen.

Lees ook:

Loop geen inkomsten mis, schrijf over hobby, werk of studie en verdien extra inkomsten!

De kracht van discipline en doorzettingsvermogen; discipline zorgt voor succes

Gedisciplineerd worden: persistence (doorzettingsvermogen)

Gedisciplineerd worden: industry, werk hard, stop er tijd in

Gedisciplineerd worden: hard work (uitdagingen zoeken)

Gedisciplineerd worden: acceptatie

Bronnen:

www.stevepavlina.com/33-rules-to-boost-your-productivity/
www.stevepavlina.com/33-rules-to-boost-your-productivity-volume-2/